RPA en factuurverwerking

Door de technologische ontwikkelingen richten steeds meer bedrijven zich op het automatiseren van processen. Het bespaart hen tijd en geld dat ze kunnen investeren in de verdere groei van hun bedrijf. Daarmee is RPA een oplossing waar men snel een positieve ROI (Return Of Investment) uithaalt. Elk proces met een administratief en repetitief karakter kan met RPA worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Dit geldt ook voor factuurverwerking, waarbij we het gebruik van RPA steeds verder toe zien nemen. Ook lees je wat RPA en factuurverwerking met elkaar te maken hebben.

Wat is RPA?

Allereerst is het handig om te weten wat RPA precies is. RPA staat voor Robotic Process Automation, kortgezegd is het software om repetitieve en/of administratieve bedrijfsprocessen te automatiseren. Hierbij worden menselijke handelingen ,die repeterend en voorspelbaar zijn, geïmiteerd of nagebootst door een robot. We hebben het hier niet over een fysieke robot, maar softwarecomponenten (“bots”) die deze handelingen automatisch uitvoeren.

Enkele werkzaamheden die RPA kan oppakken:

  • Inloggen in systemen en applicaties
  • Kopiëren en plakken van data
  • Folders en bestanden verplaatsen
  • Bestanden verwerken en lezen
  • Het lezen en schrijven van databases
  • E-mails en bijlagen openen
  • Data ophalen uit het web
  • Calculaties maken

RPA-software heeft overlappingen met AI en Machine Learning, maar heeft geen eigen
interpretatie, het zal dus nooit zelf dingen bepalen of bedenken. Het werkt aan de hand van
besturingssystemen en business rules of workflows.

Voordelen RPA

RPA kent vele voordelen! hieronder staan er een aantal  benoemd:

  • Snelheid: De software kan 24/7 blijven draaien en voert de werkzaamheden sneller uit dan
    mensen dat kunnen.
  • Kwaliteit: RPA garandeert een foutloos resultaat, het is wel belangrijk dat er goed getest
    wordt voordat je de software het echte werk laat doen.
  • Flexibiliteit: Robots kunnen makkelijk mee in de drukte van het bedrijf. Door de snelheid
    waarmee het werkt kan het piekperioden gemakkelijk verwerken.
  • Configureerbaar: Omdat het software betreft kunt je deze helemaal instellen zoals je wilt.
    RPA doet precies wat je zegt dat het moet doen.

Het belangrijkste voordeel is dat je door Robotic Process Automation te gebruiken mensen de tijd geeft om te doen wat zij het beste doen. Denk hierbij aan klantwaarde toevoegen, creatief nadenken om problemen op te lossen en nieuwe groeikansen vinden voor het bedrijf.

RPA-software en accountancy

Binnen de accountancybranche wordt RPA, vooralsnog, voornamelijk gebruikt in relatie tot administratiesystemen. Het handmatig overtypen van gegevens is daarmee verleden tijd. Dit bespaart accountantskantoren veel tijd en voorkomt fouten. Met een goede inzet van RPA maak je het administratieve proces efficiënter. Uiteindelijk zorgt het ervoor dat je beschikt over
betrouwbare en actuele data. In combinatie met de tijd die je bespaart kun je de data gebruiken om ondernemers te voorzien van een impactvol advies.

Daarmee wordt duidelijk dat de accountant, ondanks de technologische ontwikkelingen, zijn bestaansrecht houdt. Echter, zal zijn rol veranderen. Dit geldt met name voor de backoffice accountant die verantwoordelijk is voor de administratieve processen. Hij/zij wordt steeds belangrijker in het adviesproces.

Kortom, RPA zal geen significante invloed hebben op het personeelsbestand. Robot-accountants zijn en zullen nooit echte accountants worden. Hoe krachtig deze oplossingen ook zijn, zij zullen nooit in staat zijn om menselijke connecties, emoties, intuïtie en motivatie te vervangen. Hetgeen dat uiteindelijk van essentieel belang is voor waardevol klantcontact.

RPA voor factuurverwerking

Één van de meest gebruikte RPA toepassingen binnen de administratieve processen van het accountantskantoor isscan en herken. RPA is een onderdeel van de software, want voordat de ‘robot’ aan de slag kan moet hij eerst begrijpen welke informatie hij nodig heeft om zijn taak uit te voeren. Daarbij is hij afhankelijk van gestructureerde tekst, terwijl bonnetjes en facturen vaak als afbeelding worden aangeleverd. Daarom worden de afbeeldingen, met OCR, eerst omgezet naar
tekst. Vervolgens geeft machine learning structuur aan in de tekst, zodat de “robot” hiermee aan de slag kan.

Het is mogelijk om de informatie van een factuur volledig automatisch in je boekhoudpakket te verwerken. Dit is afhankelijk van de opdrachten die je de “robot” geeft. Zo kun je metdiverse workflows zelf bepalen in welke mate je automatiseert.

Voorbeelden robotic process automation solutions in accountancy

Naast RPA voor factuurverwerking zijn er tal van andere toepassingen voor RPA binnen het accountantskantoor. Onderzoeksbureau GBNED schreef eenrapport over RPA en robotic accounting en noemt onder andere de volgende toepassingen:

  • Invoeren van orders op basis van ontvangen (web)formulieren;
  • Het boeken van bankafschriften;
  • Het bijwerken van een crediteurenadministratie door het extraheren van inkomende
    factuurgegevens;

Natuurlijk zijn er nog andere gebieden waarin je RPA kan toepassen. Denk aan “robots” voor:

  • Integriteitschecks: Controle en onderzoek naar de integriteit van (potentiële) klanten;
  • Klantdesk: Nieuwe klanten aanmaken en registreren

Tips om met robotic process automation aan de slag te gaan

Besluit je zelf aan de slag te gaan met robotic process automation? Dan hebben we tot slot nog een aantal tips voor je:

  • Volg een training over RPA of sla de armen ineen met een programmeur/partij die weet hoe
    RPA-software werkt.
  • Bereid je goed voor. Hiermee bedoelen we dat je goed moet weten wat je precies
    verwacht van RPA. Stel een business case op over de return of investment en evalueer
    bestaande processen om problemen te voorkomen. Kies van daaruit een oplossing.
  • Geef je personeel voldoende informatie over RPA, het is voor hen ook wennen om met een
    robot te werken en het voorkomt weerstand.
  • Test de software regelmatig. Het is automatisch, maar moet wel onderhouden worden.
    Ontwikkelingen kunnen ervoor zorgen dat workflows moeten of kunnen worden aangepast.
  • Houdt het simpel. Probeer het voor de software zo generiek mogelijk te houden. Geef het
    zo min mogelijk variabelen.
  • Vergeet je mensen niet. Ze hebben door de implementatie van RPA meer tijd. Laat ze de
    tijd optimaal benutten en waarde toevoegen aan je bedrijf.

RPA heeft dus vele voordelen voor je boekhouding! Wil je weten en ervaren wat wij kunnen doen om uw boekhouding te automatiseren, aarzel dan niet en klik op de knop hieronder!

LEES MEER

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *