De beste scan en herken software: Hoe selecteer ik die?

Met goede software zorg jij ervoor dat je tijd bespaart, eenvoudiger werkt en de focus binnen de organisatie kunt leggen op andere punten. Een groot voordeel dus om de boekhouding te automatiseren met behulp van scan en herken software. Echter kan de zoektocht naar een passende oplossing nog best lastig zijn. Want welke scan software werkt echt?

Er zijn 8 essentiële zaken die je tijdens je zoektocht niet over het hoofd mag zien. Deze zaken helpen je bij het opstellen van wensen en eisen voor jouw scan en herken software. Onderaan dit blog vind je daarnaast nog eens een handige informatiesheet voor het selecteren van de, voor jou, beste scan en herken software.

Scan en herken software vergelijken

Voordat je software met elkaar gaat vergelijken is een goede voorbereiding van belang. Het is goed om te achterhalen of de visie van de leverancier aansluit bij de doelen die jij voor ogen hebt. Zo weet je of jullie neuzen dezelfde kant op staan. Dit maakt het samenwerken leuker en gemakkelijker! Voor een overzicht van 27 software leveranciers, klik dan hier!

Er bestaat een wirwar aan scan en herken software vergelijkingen. Probeer jouw eigen vergelijkingstool op te stellen. Wat vind jij belangrijk? Leveranciers willen er wel eens een handje van hebben om dat voor jou in te vullen. Blijf dicht bij jezelf en noteer eerst wat jouw eisen zijn. Houd er ook rekening mee dat je aan het einde van de rit concessies moet doen. 

Scan en herken ervaringen

Scan en herken software vergt tijd en investering. Als je een keuze maakt dan doe je dat bij voorkeur in één keer goed. We gaan graag voor de lange termijn binding. Ieder jaar overstappen kost namelijk weer tijd en tijd is geld. Concullega´s hebben ook dezelfde stappen doorlopen. Vraag eens naar hun scan en herken ervaringen. Zij hebben ongetwijfeld leerpunten meegekregen die ze met jou kunnen delen.

Diverse leveranciers laten hun reviews via de website aan het woord. Je komt dan goed te weten waarom bedrijven die jou voorgingen gekozen hebben voor de desbetreffende leverancier. Handig als je graag scan en herken ervaringen wilt lezen van vergelijkbare kantoren. Denk aan kantoren met eenzelfde organisatiegrootte of kantoren die met hetzelfde boekhoudprogramma werken. De leverancier kan jou in contact brengen met een vergelijkbaar kantoor. Het kantoor deelt hun scan en herken ervaringen en dat creëert vertrouwen.

Meest gebruikte  functionaliteiten voor digitale factuurverwerking

De keuze voor de juiste scan en herken software is ingewikkeld door alle functionaliteiten die het aanbiedt. Het loont dan ook om een wensen en eisen lijst op te stellen. Zo noteer je functionaliteiten waarvan jij denkt dit is een must have of nice to have. We zetten de meest gebruikte digitale factuurverwerking functionaliteiten voor jou op een rijtje:

Populaire functionaliteiten:

  •  App;
  • Autorisatie;
  • 100% factuurherkenning;
  • Gebruikersinformatie;
  • Bulkverwerking;
  • Acceptatie van diverse bestandstypes.

Er zijn maar een beperkt aantal leveranciers die een app, 100% factuurherkenning en inzicht in gebruikersinformatie aanbieden, maar waarom zijn juist die functionaliteiten zo belangrijk? 

Beste scan en herken apps vergelijken

Met een app lever je documenten snel en gemakkelijk aan. Dit levert tijdwinst op en het zoekraken van documenten is hiermee verleden tijd. Een app heeft verschillende functionaliteiten. Denk aan een upload historie, autorisatie, push notificaties en een documenthistorie. Met de functie upload historie kun je bekijken welke bonnetjes al zijn gefotografeerd en geüpload. Met een document historie kun je zien wie een document wanneer heeft geüpload en welke opmerkingen daarbij heeft geplaatst. Bekijk goed welke functionaliteiten voor jou binnen de app niet mogen ontbreken. Schrijf voorkeuren voor app functionaliteiten op. Zo kun je gemakkelijk scan en herken apps vergelijken. 

Beste herkenningssoftware door 100% factuurherkenning!

De mate van herkenning is een belangrijke voorwaarde voor het selecteren van de beste scan en herken software. Maar wanneer is de herkenning optimaal? Optimaal is 

het als een document 100% herkent wordt zonder handmatige aanvullingen. Er zijn leveranciers waarbij 100% herkende facturen direct geboekt kunnen worden door het systeem. Denk aan repeterende facturen die iedere maand terugkomen. Scheelt een hoop tijd als documenten niet extra gecontroleerd hoeven te worden.

Machine learning

Om te komen tot de beste herkenningssoftware is het goed om te kijken naar de opbouw ervan. Sommige leveranciers maken gebruik van machine learning. Machine learning wil zeggen. Hoe meer documenten in het systeem worden verwerkt, des te slimmer het platform wordt. Voor jou als gebruiker is het dan ook enorm gunstig als concullega´s ook gebruik maken van het platform. Samen maken jullie de herkenningssoftware slimmer!

Verwerkingstijd 

Herkenning gaat gepaard met de verwerkingstijd. Dat een document 100% herkent wordt is super, maar het is nog gunstiger als een document ook binnen 1 minuut volledig automatisch is geboekt. De verwerkingstijd bij leveranciers ligt behoorlijk uiteen. Er zijn bedrijven waarbij de verwerkingstijd tot wel 24 uur kan duren. Dit is het geval bij bedrijven dat boekingen handmatig aanvult vanuit het buitenland. Na 24 uur kunnen zij jou een 100% herkende factuur presenteren. Kortom zonde, want de moderne accountant streeft naar realtime inzicht, toch?

Dashboards voor operationeel inzicht

Middels rapportages of dashboarding kan de softwareleverancier inzicht geven in de productiviteit van medewerkers en de mate waarin de facturen binnen een administratie volledig automatisch worden verwerkt. Zo monitor je de efficiency binnen het kantoor. Deze informatie kun je weer gebruiken om medewerkers feedback te geven of om knelpunten tijdig te signaleren. Het zorgt voor een uniforme en efficiënte werkwijze. Tot slot behaal je het maximale resultaat uit je IT investering. 

Scan & herken aandachtspunten

Om te beginnen is het belangrijk dat de informatie opgeslagen wordt in de cloud. Het werken in de cloud biedt namelijk veel voordelen en creëert veel vrijheid. Daarmee kun je werken waar je maar wilt en zijn bestanden online benaderbaar. 

Vervolgens dient software voor iedere type gebruiker logisch te zijn. Van ondernemers tot aan de ervaren accountant. Vakjargon maakt het voor gebruikers lastig om software te begrijpen. Verder moeten ondernemers de mogelijkheid hebben om hun boekhouding op een efficiënte manier te voldoen. Daardoor kun jij je als moderne accountant focussen op het geven van toekomstgericht advies.

Je weet nu welke zaken belangrijk zijn bij het kiezen van scan en herkensoftware. Hieronder vind je nog een handige checklist met stappen voor het selecteren van de, voor jou, beste scan en herken software. Doe er je voordeel mee! (Klik op de afbeelding voor een vergrote weergave.)