Case van Meester & Kuijper

Met automatische factuurverwerking in klantbehoeften voorzien

Bekijk de video van Meester en Kuijper

Dit is Meester en Kuijper

DizzyData is aanwezig op de ‘s-Gravenlandseweg 45 in Hilversum, voorheen een oud pand van de Avro Tros. Sinds enige tijd worden er vanuit dit gebouw geen televisieprogramma’s meer uitgezonden maar wordt de financiële situatie van ondernemers in beeld gebracht. 2,5 jaar geleden is het accountantskantoor Meester & Kuijper namelijk naar het pand verhuisd.

Meester & Kuijper bestaat 25 jaar, heeft rond de 32 medewerkers en telt twee kantoren. Een kantoor in Badhoevedorp en het andere in Hilversum. DizzyData is te gast bij het kantoor in Hilversum en praat met Dennis (sinds 2015 één van de vennoten) en Martijn (één van de kartrekkers van het automatiseringsproces) over hoe de veranderende klantbehoeften impact hebben op het kantoor.

Zo begon de transitie

Een jaar of twaalf terug was er een belangrijk omslagpunt voor Meester & Kuijper. Twee vennoten sloten zich met hun eigen praktijk bij Meester & Kuijper aan. Op een zolder stonden er op dat moment drie servers (met verschillende software pakketten) en kwamen er daar twee, van de nieuwe vennoten, bij. Om te voorkomen dat men gegevens binnen vijf softwarepakketten moest aanpassen is toen de strategische keuze gemaakt om te werken met één geïntegreerd boekhoudsysteem.

In eerste instantie hebben ze een twee-tal klantadministraties en hun eigen administratie in het systeem verwerkt. Toen bleek dat dat werkte zijn zij verder gaan uitbouwen. Op dat moment was er echter te weinig kennis van het betreffende systeem in huis, dus hebben zij besloten het uit te besteden aan een consultant. Tijdens dit traject kwam men er achter dat zo een consultant prima in staat is te maken wat je vraagt. Maar als je de daadwerkelijke vraag niet duidelijk kunt formuleren? Dan is het resultaat wellicht anders dan waar je uiteindelijk naar toe had gewild.

Die constatering heeft er voor gezorgd dat “consultancy” – wat eerst nog werd uitbesteed – nu een belangrijke pijler is binnen de dienstverlening van Meester & Kuijper.

En zo ontstond een nieuw businessmodel

Inmiddels behoort consultancy al zo een vijf tot zes jaar tot de dienstverlening van Meester & Kuijper. Nemen ze daarmee het werk van consultants van de grote boekhoudpakketten over? Nee het is een aanvullende dienstverlening. Met hun ervaring in accountancy lijken zij veel beter in staat de daadwerkelijke vraag of behoeften te achterhalen en te vertalen naar de consultant. Zo werken ze juist met de IT consultants samen aan projecten voor het inrichten van ERP en HRM payroll systemen.

Vooral dat laatste is opvallend omdat Meester & Kuijper nu zelf de lonen voor deze ondernemingen draait.  Ze halen dus eigenlijk een deel van de omzet bij hen zelf weg. Maar uiteindelijk staat het klantbelang voorop. Als je deze verwerking in je eigen systeem doet kan je veel beter de data ontsluiten, analyses maken en processen structureren. De uren die Meester & Kuijper eerst kwijt was aan de primaire vastlegging van loonadministratie gebruiken zij nu om te adviseren, te begeleiden en om de output te controleren.

“Probeer de primaire vastlegging daar te leggen waar het hoort”

Met veranderende klantbehoeften als drijfveer

Uiteindelijk gaat het om: Welke informatie heeft de cliënt nodig en hoe komen we daar aan? Daar ligt de klantbehoefte. Zo focust Meester & Kuijper zich steeds minder op de primaire vastlegging en meer op het begeleiden van de cliënten. Het toevoegen van de consultancy is één van de middelen om de cliënt te begeleiden. Als accountantskantoor ben je constant in beweging omdat je gedreven wordt door de behoefte van je klant. De volgende stap? Die bepaalt de klant. Om die reden voert Meester & Kuijper enquêtes uit en voert ze klantgesprekken voor het peilen van behoeften. Ze creëren een open cultuur zodat de klant durft te vragen.

En een nieuwe manier van werken tot gevolg

Veranderende klantbehoeften zorgen niet alleen voor een verschuiving van het businessmodel maar ook voor een verschuiving in de manier van werken. Vanuit de klant kwam bijvoorbeeld steeds meer de vraag: “Hebben jullie ook een pakket dat inkoopfacturen verwerkt en dat proces efficiënter maakt?” Om in deze behoefte te voorzien is bijvoorbeeld de automatische factuurverwerkingssoftware van DizzyData geïmplementeerd. Zo leiden klantbehoeften tot een nieuwe manier van werken namelijk digitaal en grotendeels geautomatiseerd. De medewerkers daarin meenemen is voor Dennis en Martijn elke dag weer een uitdaging.

Over deze uitdaging zeggen zij het volgende: Het is belangrijk dat je één of twee ambassadeurs hebt. Martijn is vaak één van die ambassadeurs en Dennis bewaakt het proces. Vervolgens kies je toegankelijke software en zorg je er voor dat je die zelf goed begrijpt. Vanuit die basis kan je dan eerst een pilot doen bij één van je klanten. Werkt dat? Dan kan je de werkwijze op de rest van je collega’s overbrengen. Dit doe je door middel van training en on the job coaching. Stap voor stap om het vertrouwen van de medewerkers te winnen. Zien zij de voordelen? Dan worden ze steeds positiever. Uiteindelijk is het belangrijk om er herhaaldelijk aandacht aan te geven zodat medewerkers niet in hun oude patroon terug vallen.