Autoriseren kun je automatiseren

11 Jan

Je kent het wel: je wilt een inkoopfactuur wegboeken, maar die moet eerst geautoriseerd worden. Je print de factuur, brengt ‘m naar degene die een krabbel moet zetten en vervolgens … niks. Na een tijdje weet niemand meer of de factuur al getekend is of niet en met een beetje pech begint het hele autorisatieproces weer opnieuw.

Dat gaan we in het nieuwe jaar anders doen. Want precies hiervoor zijn handige autorisatieworkflows aan te maken in DizzyData. Elke inkoopfactuur is dan formeel geautoriseerd voordat die vrijgegeven wordt voor betaling. Wat een gemak!

Hoe richt je het in?

Elke administratie in DizzyData krijgt een eigen autorisatieworkflow. Zo’n workflow bestaat uit één of meer regels gebaseerd op vijf dimensies: Bedrag, crediteur, grootboekrekening, kostenplaats en project. Deze vijf zijn ook te combineren, bijvoorbeeld: crediteur X bij bedragen hoger dan €1000.

Vervolgens leg je vast wie moet(en) autoriseren. Je kunt daarbij kiezen uit alle gebruikers binnen DizzyData met autorisatierechten én met toegang tot die specifieke administratie.

Je kunt drie autorisatieniveaus inrichten en ook meerdere personen aan een autorisatieniveau toe te voegen. Bovendien stel je dan eenvoudig in of beide personen de factuur moeten autoriseren of een.

Hoe autoriseer je?

Als autorisator krijg je als je wilt elke ochtend een e-mail met de facturen die klaar staan om te autoriseren. Ook in het Dizzy Data werkoverzicht zie je per administratie om hoeveel facturen het gaat.

In het autorisatiescherm kiest je voor ‘goedkeuren’ of ‘afkeuren’. In het eerste geval wordt de factuur definitief geboekt of gaat hij naar het volgende autorisatieniveau. Bij afkeuren wordt de factuur op ‘on hold’ gezet. Die functie is handig als je nog in afwachting bent van een bestelling. Door nog een keer op de rode knop te klikken, waarin nu ‘verwijderen’ staat, gaat de factuur definitief weg. 

Je ziet op het scherm wie er eventueel na jou nog moet(en) autoriseren. In het notitieveld kun je mededelingen typen voor de volgende. In de stempel op de geboekte factuur lees je de notitie(s) terug.  

Wil je weten wat alle mogelijkheden zijn? Neem dan contact met ons op.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Probeer DizzyData nu gratis & vrijblijvend!

Nu beginnen